Softwarevergleich: Kompaktes Wissen aus dem BARC-Testlabor <br>

Softwarevergleich: Kompaktes Wissen aus dem BARC-Testlabor

BARC-Siegel und -Studienergebnisse zu Enterprise Content Management, Output Management und Prozessmodellierungswerkzeuge

07.11.2016, Sabine Kraus

Als scheinbar unendlich groß empfinden Unternehmen das Angebot zu Produkten in den Bereichen Enterprise Content Management (ECM), Output Management (OM) und Prozessmodellierungswerkzeuge (PMW). Die Entscheider stehen vor der Herausforderung, diese Lösungen zu unterscheiden und miteinander zu vergleichen. BARC testet im Rahmen seiner Studien regelmäßig Systeme unterschiedlichster Anbieter und gibt dadurch Orientierungshilfe im „Angebotsdschungel“. Die Tests zeigen nicht nur die Leistungsfähigkeit der Systeme auf – sie veranschaulichen auch, dass für manche Interessenten sowohl Nischenangebote als auch Open-Source-Software eine sehr gute Alternative zu altbekannten Systemen darstellen können.

Detaillierte Tests und das BARC-Siegel

BARC-Studien bieten einen neutralen Systemvergleich, auf Basis von thematisch sortierten, in Katalogen fest definierten Anforderungen. Zusätzlich gestaltet BARC die Ergebnisse für Kunden und Anbieter in Form von Siegeln gut sichtbar aus. Achten Sie auf das Siegel, denn so können Sie auf einen Blick Bestbewertungen in Gold identifizieren. Allerdings sollten Anwender auch den Silber- und Bronze-Trägern Beachtung schenken und die Teilergebnisse der Studien einsehen. Oft handelt es sich um auf Anbieter, die sich auf bestimmte Anforderungen fokussiert haben. Dem entsprechend konnten sie nur zu bestimmten Teilsegmenten Punkte sammeln, die dort vorhandenen Kriterien aber vollumfänglich erfüllten. Für diese Teilbereiche sind sie leistungsstarke Lösungen.

Der Erstellungsprozess der Studien beginnt in jedem Themengebiet mit dem Test der Lösungen anhand eines speziell von BARC entwickelten, umfangreichen Kriterienkatalogs, der die Vergleichbarkeit der Softwarelösungen herstellt. Hierbei werden die Merkmale im BARC-Testlabor überprüft. Basis der gelisteten Anforderungen ist die jahrelange BARC-Projekterfahrung. Es wurde darauf geachtet, dass die Kataloge viele Anwendungsszenarien abdecken und unterschiedliche Arbeitsweisen der verschiedenen Nutzergruppen abbilden.

Die Bewertung der Unterkategorien der Produkte erfolgte anhand einer Skala von 0 bis 100 Prozent, wobei 100 die beste Bewertung des jeweiligen Teilbereichs bedeutet. Die Einschätzung der Analysten orientierte sich dabei für die Höchstpunktzahl an einem Idealbild. Hier richten sich die Kriterien von BARC an den Wünschen der Anwender aus und gehen teilweise über den aktuellen Marktstandard hinaus. Um aufgrund dieser kritisch geprüften Anforderungen ein Siegel vergeben zu können, werden die Teilergebnisse am Ende zusammengeführt. Anhand der Gesamtpunktzahl erfolgt die Einordnung in die Siegelbereiche Gold, Silber und Bronze.

Anbieter können sich fortlaufend dem Vergleich stellen, da die Ergebnisse immer aktuell über die BARC-Website veröffentlicht werden. Die Printversionen der Studien werden ein- bis zweimal jährlich um die hinzugekommenen Beschreibungen ergänzt und neu aufbereitet.


BARC-Studie Enterprise Content Management

Begriffe wie ECM, EIM oder DMS stehen nach wie vor in der Diskussion – welcher davon die Verwaltung und Nutzung von Dokumenten im Unternehmen am besten beschreibt, ist Ansichtssache. Für einen BARC-Studientest ist aber nicht die Bezeichnung entscheidend, sondern nur die reine Funktionalität der jeweiligen Lösung.

In der BARC-Studie ECM werden Architektur, Archivierung, Administration, Integration, Import von Dokumenten, Metadaten und Akten, Recherche, Arbeit mit Dokumenten, Collaboration, Workflow sowie E-Mail-Management untersucht.
 
Insgesamt ließen sich für die aktuelle ECM-Studie zehn Anbieter testen. Aktuell wurden Updates der Tests zu den neuen Releases von Optimal Systems, Ceyoniq und windream durchgeführt. Mit der Neubewertung konnte windream OpenText als Bestbewerteter ganz knapp überholen. Das Produkt enaio® von Optimal Systems, das ebenfalls mit Gold ausgezeichnet wurde, folgt direkt dahinter. Alle geforderten klassischen Ansätze des Dokumentenmanagements werden von allen bewerteten Lösungen sehr gut erfüllt. Im Bereich Collaboration zeigt sich aber, dass alle Systeme mehr oder weniger Potenzial zur Verbesserung haben. Die weitere Entwicklung bleibt spannend.


BARC-Studie Output Management

Auch im Bereich Output Management (OM) werden die Lösungen nach dem BARC-Standartvorgehen geprüft und von Experten bewertet. Im Vergleich zu dem Themengebiet ECM gibt es allerdings Unterschiede. Die Kriterien hier sind noch einmal in die drei Bereiche Technische Kriterien, Dateneingang und Datenaufbereitung sowie Optimierung und Versand unterteilt. So können die verschiedenen Lösungen des OM mit Ihren unterschiedlichen Schwerpunkten übersichtlicher dargestellt werden.

Die technischen Kriterien umfassen die Aspekte Architektur, Administration, Sicherheit und Backup, Accounting sowie Reporting. Im Bereich Dateneingang und Datenaufbereitung wird der Fokus auf Arbeit mit Templates, Dokumentendarstellung und Anreicherung, Integration Drittsysteme und Formate, Ressourcenintegration, Individualisierung des Layouts, Text, Schrift und Finishing Codes, Recherche sowie Datenqualität gelegt. Untersuchungsgegenstand bei Optimierung und Versand waren Druckjobverwaltung, Problemaufdeckung, Druckermanagement, Output auf Drucker, Dokumentenendverarbeitung, dezentraler Druck, digitaler Output sowie elektronisches Archiv.

Bewertet wurden bisher zehn Lösungen. Pitney Bowes erzielte im Bereich OM als einziger Gold-Status, dicht gefolgt von SET, die nur knapp Gold verfehlten. Ein Beispiel einer Lösung, die vor allem ihre Stärken in den beiden ersten Bereichen der Studie OM hat, ist die Lösung von Bottomline Technologies. Dieser Anbieter erzielte mit seiner Software einen für Ihn sehr guten Silber-Statuts als Gesamtergebnis.

BARC-Studie Prozessmodellierungswerkzeuge

Ähnlich wie bei der Studie OM wurden in der Studie PMW die Kriterien noch einmal nach den zwei Schwerpunkten Technisches Konzept und Anwenderunterstützung unterteilt. Auch hier war das Ziel, die Bewertung für den Leser übersichtlicher zu gestalten.

Der Fokus im Bereich Technik wurde auf die Aspekte Architektur, Integration, Systemadministration, Sicherheit und Backup sowie Web-Zugriff gelegt. Der Bereich Anwenderunterstützung bewertet die verschiedenen Möglichkeiten, Modelle zu erstellen, zu verwalten und zu nutzen. Die Bewertungskriterien wurden in folgende Kategorien zusammengefasst: Modelladministration, Standardnotationen, Ausgereiftheit der Methoden, Modellerstellung, Collaboration, Modellsegmentierung, Publikation, Modellanalyse, Simulation und Prozessausführung.
 
Bewertet wurden im Bereich PMW bisher acht Anbieter. Insgesamt erzielten die Software AG, BOC und GBTEC Bestbewertungen mit Gold-Status.

Umfassendes Wissen durch BARC-Studien

Jede BARC-Studie bietet einen umfassenden Theorieteil zum jeweiligen Themengebiet. Dies umfasst eine Einführung in das Thema, die Verdeutlichung der Einsatzszenarien, Hintergründe zu Technik sowie Rahmenbedingungen wie Recht und Organisation. Der Kriterienkatalog wird vorgestellt und die einzelnen Bewertungsaspekte verdeutlicht. Zudem ist ein Vorgehensmodell zur Softwareauswahl beschrieben.
 
Die Bewertung der einzelnen Anbieter erfolgt umfassend und ist in drei Bereiche aufgeteilt. Die Kurzübersichten verdeutlichen die Ergebnisse des Tests in den einzelnen Kriterienklassen, in Tabellenform und als Kiviatgraph (Spinnennetzdiagramm). In den Produktbeschreibungen werden die Anbieter mit Dienstleistungs- und Produktportfolio vorgestellt. Die wesentlichen Merkmale der Lösungen werden beschrieben und mit Screenshots verdeutlicht. In der Factbase sind die einzelnen Bewertungen dargestellt und durch erfahrene Analysten kommentiert.

Es bleibt abzuwarten, wie sich die Ergebnisse der Studien in 2017 entwickeln werden. Viele interessante neue Bewertungen und Aktualisierungen werden hinzukommen. Wir sind gespannt, wer mit Bronze, Silber oder Gold ausgezeichnet werden wird und ob mancher Anbieter einen besseren Siegel-Status als bisher erreichen kann.

Sabine Kraus ist Director Sales Enterprise Content Management am Business Application Research Center (BARC). Als Analystin begleitet sie Unternehmen im Bereich der Softwareauswahl und in der Einführungsphase. Sie ist Autorin verschiedener Fachbeiträge und BARC-Studien. Frau Kraus ist Ansprechpartnerin für Anfragen von Anwenderunternehmen, Softwareanbietern und Dienstleistern.

Case study

  • Zeppelin Baumaschinen GmbH

    Projekt: Vier Kilometer Aktenmaterial digitalisiert - Das war nur der Anfang

    Branche: Maschinenbau

    Download

Anbieter und dienstleister