Schnelle und aufwandsarme Prozesse&nbsp; durch Input Management <br>

Schnelle und aufwandsarme Prozesse  durch Input Management

Die Eingangspost in Unternehmen hat oftmals einen direkten Bezug zu den Geschäftsprozessen und wird für deren Bearbeitung benötigt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Inhalte zeitnah klassifiziert und den entsprechenden Prozessen zugeordnet werden.

06.11.2016, Autor: Michael Schiklang

Die Eingangspost in Unternehmen hat oftmals einen direkten Bezug zu den Geschäftsprozessen und wird für deren Bearbeitung benötigt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Inhalte zeitnah klassifiziert und den entsprechenden Prozessen zugeordnet werden. Ansonsten droht die Prozessbearbeitung zu stagnieren, was – abhängig vom jeweiligen Prozess – Kosten und unzufriedene Geschäftspartner zur Folge haben kann. Die erforderlichen Arbeitsschritte im Posteingang sind gerade in größeren Unternehmen häufig zeitintensiv und aufwändig. Die Komplexität wird durch die steigende Zahl von Eingangskanälen für Korrespondenz weiter erhöht.

Lösungen für Input Management helfen bei der Bewältigung der Herausforderungen. In diesem Zusammenhang werden Werkzeuge für die Erfassung, Klassifikation, Transformation und Bearbeitung von Informationen angeboten. Für klassische Szenarien wie die Rechnungseingangsbearbeitung gibt es vorgefertigte Lösungspakete, welche einen zügigen Projekteinstieg ermöglichen und erprobte Best Practices anbieten.

Die klassische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung

Der Prozess der manuellen Posteingangsbearbeitung ist in vielen Unternehmen sehr aufwändig. Post die an einen direkten Empfänger (z. B. z. H. Herr Müller) gerichtet ist, lässt sich im Standard sehr einfach zustellen. Dagegen muss Post, die nur an das Unternehmen adressiert ist, erst inhaltlich analysiert werden. Abhängig vom Thema (z. B. Bestellung, Beschwerde) können dann die für die Bearbeitung zuständigen Personen identifiziert werden. Für diese Aufgabe benötigen die Mitarbeiter in der Poststelle fundierte Kenntnisse über die Organisation, Prozesse sowie Zuständigkeiten und müssen über alle Änderungen zeitnah informiert werden. Durch Prozessfehler kann es passieren, dass die Post mehrere Tage benötigt bis sie den korrekten Mitarbeitern zugestellt wird. Zudem ist es bei der manuellen Umsetzung auch schwierig, den Überblick über die komplette Eingangspost zu behalten. Zu diesem Zweck führen die Mitarbeiter häufig manuell gepflegte Listen, die viel Aufwand in der Pflege erzeugen.

Bei der manuellen Rechnungseingangsbearbeitung werden die kompletten Rechnungsprüfprozesse auf Basis des Papierdokuments durchgeführt. Das Papier muss zu diesem Zweck den verschiedenen Prüfern sequentiell per Hauspost zugestellt werden. Die für die Prüfung notwendigen Informationen (z. B. korrespondierende Bestelldaten und -dokumente) müssen von den Mitarbeitern selbst recherchiert werden. Die Rechnungsinformationen sowie die Prozessergebnisse werden händisch in die ERP- bzw. Zahlsysteme übertragen. Gerade Fälle mit negativen Prüfergebnissen haben oft aufwändige Abstimmungsprozesse zur Folge. Durch den permanenten Medienbruch zwischen Papier und EDV-Systemen ist eine transparente Prozessüberwachung nur schwer möglich. Die manuellen Bearbeitungsschritte sind meist zeit- und aufwandsintensiv. Aufgrund langer Prozesslaufzeiten können vereinbarte Skonti oftmals nicht mehr wahrgenommen werden, da die Fristen überschritten werden.

Abbildung 1: Die elektronische Posteingangsbearbeitung

Teilautomatisierte Bearbeitung mit Lösungen für das Input Management

Spezialsysteme für das Input Management helfen den Unternehmen bei der effizienten Umsetzung der Post- und Rechnungseingangsbearbeitung. Im Rahmen der Posteingangsbearbeitung werden die eingehenden Papierschriftstücke zu Prozessbeginn sofort digitalisiert und mit Zeichenerkennungstechnologie in eine interpretierbare Form (Volltext) umgewandelt. Ist auf dem Schriftstück ein direkter Empfänger vermerkt, kann dieser relativ einfach vom System identifiziert werden. Allgemein an das Unternehmen adressierte Post wird inhaltlich analysiert und vordefinierten Klassen (bspw. Lieferschein, Rechnung, Bestellung) zugeordnet. Zudem lassen sich auch Informationen, welche zur weiteren Bearbeitung notwendig sind (z. B. Name des Geschäftspartners, Schlüsselnummer) auslesen. Im System ist ein Regelwerk hinterlegt, das festhält, welche Mitarbeiter bzw. Abteilungen für die Bearbeitung welcher Geschäftsvorfälle zuständig sind. So könnte eine Regel besagen, dass alle eingehenden Bewerbungen zuerst an die Personalabteilung geleitet werden. Die Zustellung der digitalen Dokumente sowie der zugehörigen Zusatzinformationen erfolgt dann komplett elektronisch per Workflow.
 
Bei der Rechnungseingangsbearbeitung werden zu Prozessbeginn die eingehenden Rechnungen sowie deren Anhänge gescannt. Mittels Zeichenerkennungssoftware werden die prozessrelevanten Daten (z. B. Rechnungsnummer, Beträge) automatisch vom System identifiziert und extrahiert. Anschließend prüft das System die formalen Regeln (z. B. § 14 UStG) und inhaltliche Schlüssigkeit (z. B. rechnerische Richtigkeit). Die prozessrelevanten Daten werden in einem nächsten Prozessschritt mit korrespondierenden Informationen aus führenden Systemen (z. B. Stamm- und Transaktionsdaten aus ERP-Systemen) verglichen und angereichert. Sind Prüfungen und Freigaben notwendig, erstellt die Lösung entsprechende Aufgaben und sendet diese den verantwortlichen Mitarbeitern automatisch per Workflow zu. Der Workflow bietet dabei alle zur Bearbeitung notwendigen Werkzeuge sowie Informationen an und steuert den Prozessverlauf. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die Aufgaben schnell und aufwandsarm bewältigen können. Nach der Prozessbearbeitung werden alle Daten an das führende ERP- bzw. Zahlungssystem übertragen. Positiv geprüfte Rechnungen werden verbucht und für die Zahlung freigegeben. Im Falle von abgelehnten Rechnungen kann die Lösung automatisch ein Schreiben an den Lieferanten erzeugen, welches auf die Rechnung referenziert und die Ablehnung begründet.


Multi-Channel-Unterstützung

Input Management ist nicht auf die Erfassung von Papier beschränkt. Moderne Lösungen können unterschiedliche Formate verarbeiten und bieten diverse Eingangskanäle an. So werden elektronische Dokumentenformate wie PDF, TIFF und JPEG und elektronische Datensatzformate wie XML und IDoc unterstützt. Der Import der Inhalte kann über dedizierte Schnittstellen, Erfassungsroutinen, E-Mail-Funktionen, Shared Folder oder mobile Geräte erfolgen. Wichtig für ein erfolgreiches Projekt ist, dass unabhängig von dem Eingangskanal und Format alle Informationen in den gleichen inhaltlichen Prozessen bearbeitet werden. Nur die vorgelagerten technischen Schritte (z. B. Scannen, Texterkennung und Extraktion) können sich abhängig von den Formaten unterscheiden.


Abbildung 2: Potenziale des Input Management

Input Management und Big Data

Lösungen für das Input Management können auch im Rahmen von Big-Data-Projekten unterstützen. So können unstrukturierte Daten, die bei den operativen Prozessen anfallen, auch im Rahmen von Big Data genutzt werden. Ein beispielhafter Anwendungsfall ist die Verbindung von Wartungsberichten zu Maschinendaten. Zudem können die Werkzeuge aber auch abseits des Tagesgeschäfts gezielt eingesetzt werden um bestehende unstrukturierte Altinformationen zu analysieren. Gerade in größeren Unternehmen ist oftmals viel Wissen in den großen Dokumentenbeständen enthalten, welches in seiner unstrukturierten Form aber nicht ausgewertet, angereichert und weiterverwendet werden kann.


Werkzeuge und Komponenten von Lösungen für das Input Management

Lösungen für Input Management bieten verschiedene Komponenten an, welche unterschiedliche Funktionen im Rahmen des Gesamtprozesses zur Verfügung stellen (siehe Tabelle).

Tabelle 1: Komponenten von Input-Management-Systemen

Scan-Software dient zur Digitalisierung von Papierdokumenten. Die Ergebnisse werden als digitale Bildinformationen aufbereitet.

Der Import elektronischer Dokumente und Daten erfolgt über spezielle Schnittstellen. Abhängig von der Art der Routine wird die Übermittlung an das Quellsystem bestätigt.

OCR-Werkzeuge wandeln Bildinformationen in maschinell bearbeitbare Zeichen um. Diese sind wiederum Grundlage für automatische Prüf- und Analyseprozesse.

Klassifikationsfunktionen kategorisieren Dokumente aufgrund ihres Inhalts und weisen diese den entsprechenden Dokumentenklassen zu.

Extraktionswerkzeuge lesen auf Basis von vordefinierten Regelsätzen Daten aus Dokumenten aus und legen diese in strukturierter Form ab.

Konnte das System Dokumente nicht klassifizieren oder die gesuchten Daten nicht extrahieren, werden die elektronischen Abbilder des Dokuments an einen Nachbearbeitungsplatz weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiter können dann manuell die Dokumente zuordnen oder die Daten übernehmen.

Zum Vergleich von extrahierten Inhalten und Daten aus führenden Systemen werden Matching-Werkzeuge eingesetzt. So kann beispielsweise geprüft werden, ob extrahierte Lieferantendaten mit den bereits vorhandenen Stammdaten übereinstimmen.

Die Informationen und Ergebnisse der Prozessbearbeitung werden an Folgesysteme übergeben und von diesen weiterverarbeitet bzw. aufbewahrt.

Über den Monitor können alle Prozesse, deren Status und weitere Zusatzinformationen aufgelistet werden. Mittels Recherche- und Filterfunktionen ist auch eine Suche möglich. Beispielsweise ist es möglich, nur Prozesse anzuzeigen, welche die vorgegebene Bearbeitungsfrist überschritten haben.

Workflow-Komponenten sind für die elektronische Prozessbearbeitung und -steuerung zuständig. Auf Basis der Workflow-Modelle können die Lösungen Aufgaben komplett automatisch ausführen oder den Mensch in den Bearbeitungsprozess involvieren. Dieser bekommt vom System alle Informationen und Funktionen angeboten, welche zur Bearbeitung seiner Aufgabe notwendig sind.

Vergangenheitsbezogene Auswertungen lassen sich mit Hilfe von Reporting-Komponenten erstellen. So können diese Tools beispielsweise die durchschnittliche Prozesslaufzeit in einer definierten Zeitperiode ermitteln.


Auswahl und Einführung

Grundsätzlich ist es wichtig, dass Unternehmen die Auswahl von geeigneten Werkzeugen als ein strukturiertes Projekt durchführen. Zuerst muss klar definiert werden, welche übergeordneten Ziele mit der Einführung der Software verfolgt werden und welche Szenarien (z.B. Posteingangsbearbeitung) hierbei im Fokus stehen. Darauf basierend müssen die Anforderungen an die Software erhoben werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass alle in diesem Kontext relevanten technischen und funktionalen Aspekte sowie die Kriterien für eine erfolgreiche Unterstützung durch den Anbieter berücksichtigt werden. Die gesammelten Anforderungen werden dann zur Auswahl der benötigten Werkzeuge genutzt. Die Auswahl soll dabei auch bereits in den Unternehmen eingeführte Lösungen berücksichtigen, welche zur Erfüllung der Anforderungen geeignet sind. So kann im Regelfall auch ein bereits eingeführtes Archivsystem für die Aufbewahrung von Dokumenten, die im Rahmen des Input Managements verarbeitet werden, Verwendung finden. Letztendlich sollten diejenigen Teillösungen ausgewählt werden, die die Anforderungen am besten erfüllen können und dabei über ein angemessenes Preis-Leistungsverhältnis verfügen. Im Rahmen der Einführung ist es wichtig, dass die implementierte Lösung einer ausführlichen Testphase unterzogen wird und die zukünftigen Nutzer entsprechend geschult werden. Nur so wird sichergestellt, dass zum Go-Live eine voll funktionsfähige Lösung existiert, die die Anwender auch richtig nutzen können.

Potenziale des Input Managements

Der Einsatz einer Inut-Management-Lösung ist mit verschiedenen Vorteilen verbunden:
Moderne Lösungen für Input Management helfen Anwendern bei der Bewältigung vieler Herausforderungen und bieten den Unternehmen viele Vorteile. Auf dem Markt für Input Management gibt es etliche leistungsfähige und erprobte Lösungen. Für viele standardisierte Szenarien bieten die Hersteller vorgefertigte Lösungspakete an, welche einen einfachen Einstieg ermöglichen. Nach der Erhebung einer grundsätzlichen Input-Management-Strategie sollten Initiativen als strukturierte Projekte umgesetzt werden.

Überlegen auch Sie, wie Ihr Unternehmen von den Vorteilen des Input Managements profitieren kann!

Michael Schiklang ist Head of Input Management am Business Application Research Center (BARC). Er berät als Senior Analyst nationale und internationale Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen in den Bereichen Strategiedefinition und Softwareauswahl in den Bereichen Post- und Rechnungseingangsbearbeitung sowie Dokumentenmanagement. Er ist Autor verschiedener BARC-Studien.