So geht moderne Postverarbeitung<br>

So geht moderne Postverarbeitung


15.08.2017, Autor: Sander Peters

Papierstapel auf dem Schreibtisch als wichtiges Indiz für die noch zu erledigende Arbeit. Diesen Stellenwert misst etwa die Hälfte aller Mitarbeiter in deutschen Unternehmen ausgedruckten Dokumenten am Arbeitsplatz bei. In einer Studie des Software-Unternehmens Viadesk heißt es weiter, dass diese im Durchschnitt rund 32 Seiten täglich ausdrucken. Im Vergleich: Bei niederländischen Angestellten sind es nur knapp 16 Seiten pro Tag. Im Nachbarland sind darüber hinaus Social-Media-Portale und Webformulare bereits im Businesskontext relevant, sodass Unternehmen über die unterschiedlichsten Kommunikationskanäle erreichbar sind. Dabei spielen die Aspekte Kosten und Zeit zu sparen, einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten und den Arbeitsplatz variabel zu gestalten auch für Arbeitgeber und -nehmer in Deutschland eine wichtige Rolle.

Gerade in der zentralen Poststelle kann das digitale Arbeiten problemlos etabliert werden, um der altbekannten Dokumentenflut Herr zu werden. Schließlich löst hier jede eingehende Nachricht – papiergebunden wie elektronisch – konkrete Verarbeitungsprozesse aus. Mittels einer Input-Management-Lösung werden die einzelnen Arbeitsschritte vereinheitlicht und automatisiert. Ist es zudem auf die digitalen Kommunikationswege ausgerichtet, liest das System die zahlreichen textbasierten Nachrichten und E-Mail-Anhänge von Kunden, Partnern und Lieferanten auch unabhängig von Struktur und Eingangskanal aus und bündelt diese ganzheitlich. Es ermöglicht Unternehmen somit einen flexiblen und serviceorientierten Austausch mit allen Akteuren der Wertschöpfungskette.

In der Studie von Viadesk heißt es weiter, dass in Deutschland lediglich 38 Prozent einen papierlosen Arbeitsplatz für realistisch halten. Dabei wird durch die Vernetzung der Eingangssysteme und das Bearbeiten der Anfragen – vor allem ohne papiergebundene Originale – die Durchlaufzeit der Anfragen entscheidend verringert. Gerade in der Onlinekommunikation, für die in Zukunft auch stärker Social Media und Webformulare genutzt werden, ist eine Echtzeit-Reaktion über den Wunschkanal des Kunden leicht möglich. Hier können Unternehmen durch schnelle Reaktionszeiten die Qualität der Informationsbereitstellung und folglich ihren gesamten Kundenservice verbessern. Gleichzeitig werden interne Prozesse weitestgehend standardisiert und somit effizienter, da Dokumente immer nach dem gleichen Raster bearbeitet werden.

Abb. 1: Eine Input-Management-Software kann etwa bei Rechnungen Standardmerkmale wie Bestellnummer und Absenderadresse genauso einfach auslesen wie die eigentlichen Positionszeilen.

 

Abteilungsspezifische Standardisierung

Dem Bitkom Digital Office Index 2016 zufolge, empfangen 40 Prozent der Unternehmen in Deutschland Rechnungen in Papierform, obwohl inzwischen ein sicherer Versand auch in elektronischer Form möglich ist. Die Rechnungsstelle ist somit eine der wichtigsten Abteilungen, in denen ein Input Management zum Einsatz kommt. Hier können eingehende Rechnungen ausgelesen und die extrahierten Metadaten anschließend vollautomatisch in das vorhandene Finanzbuchhaltungssystem exportiert werden. Darüber hinaus lässt sich die neue IT-Lösung problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren.

Als abteilungsspezifische Variante sorgt ein Input Management aber auch dafür, dass die Digitalisierung der Postverarbeitung dezentral realisiert werden kann – auf Geschäftsführerebene genauso wie bei jedem einzelnen Angestellten. Auf diese Weise laufen vor allem die sekundären Prozesse schneller, transparenter und somit auch effizienter ab: Die Personalabteilung kann etwa vertrauliche Unterlagen wie Verträge oder mitarbeitergebundene Dokumente wie Zeugnisse und Krankmeldungen ganz einfach erfassen und anschließend als Projekt- bzw. Personalakten in einem Dokumentenmanagementsystem sicher ablegen und bearbeiten. In der Verwaltung kann die Capture-Lösung wiederum mit einem ERP-System verknüpft werden, sodass die Daten eingehender Lieferscheine direkt mit dem zugehörigen Bestellschein abgeglichen werden. Dank all dieser Standardisierungen kann das Unternehmen seinen Fokus wieder auf seine primären Prozesse legen, die schlussendlich zum wirtschaftlichen Erfolg führen.

Abb. 2: Die charakteristischen Merkmale sowie konkrete Keywords („Rechnung“ etc.) werden im System in einer Wortliste hinterlegt, die der Nutzer beliebig erweitern und ändern kann.

 

Wohin geht die Reise?

Was wird in Zukunft möglich sein? Hier gibt wieder die Niederlande einen kleinen Vorgeschmack, wo die digitale Daten- und Informationsverwaltung häufig via Cloud-Computing erfolgt. Demnach können Unternehmen auch ein cloudbasiertes Input Management nutzen, bei dem all jene Leistungen, die bisher unternehmenseigene Server tragen mussten, in ein externes Rechenzentrum ausgelagert werden. In diesem Zusammenhang spielt natürlich das Thema Datensicherheit eine wichtige Rolle: Durch die Digitalisierung angestoßen widmet sich inzwischen auch die gesetzliche Ebene verstärkt dem Schutz persönlicher Daten und setzt Verordnungen wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Kraft. Unternehmen, die sich für ein cloudbasiertes Input Management entscheiden, sollten mit ISO-zertifizierten Rechenzentren zusammenarbeiten. Diese sorgen von der Übertragung bis zur Ablage für die nötige Datensicherheit entsprechend geltender gesetzlicher Richtlinien. Ihnen wird es dann auch möglich sein, dass Mitarbeiter etwa bei externen Kundenterminen oder im Homeoffice, Dokumente per Webbrowser in die Cloud hochladen und die darin enthaltenen Informationen auslesen lassen.

Laut Bitkom Digital Office Index 2016 nutzen durchschnittlich bereits etwa 32 Prozent der festangestellten Mitarbeiter in Unternehmen Mobilgeräte. In Zukunft wird das Arbeiten mit Smart Devices aber weiter an Bedeutung gewinnen, sodass Sachbearbeiter arbeitsplatzunabhängig scannen sowie auf bereits digitalisierte Daten und Unterlagen zugreifen können, ohne dass zusätzliche personelle oder technische Ressourcen aufgebracht werden müssen. Darüber hinaus werden auch in Deutschland Social-Media-Portale sowie Webformulare im Businesskontext verstärkt zur Kontaktaufnahme genutzt. Diese bieten den Vorteil, sich kostenlos und unabhängig von den vorgegebenen Kontaktzeiten an das Unternehmen wenden zu können. Folglich wird ein effizientes Input Management zur Multi-Channel-Lösung, die zukünftig schriftliche Anfragen kanalunabhängig bündelt, strukturiert und automatisiert bearbeitet.

Abb. 3: Die Lösung klassifiziert automatisch die digitalen bzw. digitalisierten Dokumente entsprechend der zuvor definierten Standards sowie anhand geltender Compliance-Vorschriften des Unternehmens.

 

Über den Autor

Sander Peters ist seit 2007 als Product Manager bei dem niederländischen Softwareunternehmen BCT tätig. Hier verantwortet er die Bereiche Capturing und Dokumentenmanagement bei der (Weiter-)Entwicklung von Online-Plattformen. Mit diesen können BCT-Partner – z. B. Softwareanbieter, IT-Dienstleister oder Cloud-Service-Provider – ihr Produkt- und Dienstleistungsportfolio erweitern. Seit 2010 ist das Unternehmen hierzulande als BCT Deutschland am Markt aktiv.

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Sander Peters ist Product Manager bei BCT